En communication, une lettre est dite professionnelle lorsqu’elle est adressée à un destinataire (salariés, associé, clientèle commerciale, partenaire de business ou média audiovisuel). Rédigée par le responsable d’une entreprise dans une situation formelle ou conventionnelle, elle constitue un excellent moyen pour faire passer un message ou communiquer des informations importantes. Qu’il s’agisse d’un petit courriel, d’un rapport détaillé ou d’un compte rendu, il importe de bien cerner les objectifs d’une telle lettre (letter en anglais) avant de se lancer dans sa rédaction. Nous vous proposons dans cet article quelques astuces et conseils pour bien rediger un courrier professionnel.
Dans quel cadre faut-il élaborer ce texte ?
La rédaction d’une correspondance professionnelle s’inscrit dans le cadre d’une communication écrite, caractérisée par un vocabulaire formel, un style d’écriture précis et soutenu. Elle dissipe les malentendus, favorise le dialogue entre les sociétés et les clients, entre les employés d’une même structure et contribue au partage des informations au sein des entreprises menant des activités similaires.
Autrefois, les lettres relatives à un business étaient envoyées par la poste. Mais de nos jours, l’émergence des outils numériques a modifié les modes de communication électronique. Dans un contexte professionnel, il existe plusieurs catégories de courrier dont chacun répond à un usage précis.
Lettres professionnelles : Quels sont les différents types et comment les rédiger ?
Le courriel classique en entreprise
Pour son élaboration, il comporte les coordonnées de l’expéditeur (nom et prénom, ville de résidence, numéro de téléphone, email), l’adresse du destinataire, l’objet, la date et la signature. Optez pour une police lisible (Arial, Times New Roman ou Calibri) en taille 12 avec une marge raisonnable de la bordure de page (2,5 – 4 cm).
Le développement du mail est axé sur l’objet de la lettre. En écrivant le texte, soyez précis dans vos propos. Le premier paragraphe est celui de la présentation (poste occupé dans l’entreprise). Le second et le troisième abordent les raisons de l’élaboration du mail et les attentes vis-à-vis du destinataire. Les formules et expressions de politesse sont utilisées au début et à la fin. Faites votre signature en sautant quelques lignes après la conclusion. N’oubliez surtout pas de faire la mise en page avant d’imprimer ou d’envoyer le courriel au destinataire.
Le mail professionnel
Respectez le format en mettant de l’espace entre chaque paragraphe. Un objet accrocheur retient plus l’attention du destinataire. À cet effet, vous devez trouver une bonne formulation pour votre message. Allez directement au but car, le texte doit être à la fois précis et court. Les phrases longues et les fautes sont à éviter.
Dans un courrier de business professionnel, les coordonnées ne sont pas inscrites dans l’en-tête. Elles sont plutôt mentionnées à la fin du message avec apposition de la signature. Si vous avez des pièces à joindre, énumérez-les et vérifiez tous les fichiers insérés avant d’envoyer le document.
La lettre commerciale
Si vous gérez un business, cette forme de correspondance est souvent utilisée. Elle est envoyée aux médias (radio, télévision, presse écrite) pour faire la promotion des activités d’une entreprise, notifie les caractéristiques, le prix et les points de vente des produits. Les clients reçoivent par courrier des informations relatives aux nouveaux produits.
